厦城执〔2019〕35号

　　各处（室）、大队、办，考评中心：

　　《厦门市城市管理行政执法局政府采购管理办法》已经局长办公会议研究通过，现印发给你们，请认真抓好执行。

　　特此通知。

　　厦门市城市管理行政执法局

　　2019年7月3日

　　（此件主动公开）

　　厦门市城市管理行政执法局采购管理制度

　　第一章  意义和目的

　　第一条  为进一步规范本局各类采购活动，根据招标采购法律法规规章及市政府和财政局有关政府采购制度及采购内控制度要求，结合本局实际，本着公平、公正、公开，合法合规、质优价廉、合理低价、诚实信用的采购原则，建立高效便捷、权责一致、分事行权、分岗设权、分级负责、全程监督的采购运行机制，实现“简化流程、提高效率，规范管理、预防腐败”的目标，制定本办法。

　　第二章  采购机构及职责

　　第二条  成立局采购项目办公室（简称采购办）。局采购办由分管办公室（计财处）的局领导担任主任，成员由办公室（计财处）负责人、办公室（计财处）负责采购工作人员、各部门采购项目负责人和经办人组成。主要职责：

　　（一）制定全局年度采购计划

　　局采购项目是指使用财政性资金，以合同方式有偿取得货物、工程、服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。采购办负责汇总全局各部门年度采购计划并进行审核，提交局长办公会或局务会研究确定，并向驻局纪检组报备。

　　（二）招标代理机构的选择

　　从我市政府采购代理机构库中择优预选5家及以上的招标代理机构，构成本局当年度的招标代理企业服务目录。每次招标采购时，通过福建采购网上公开信息系统（以下简称“线上”）或“线下”从中随机抽选出项目代理机构。

　　（三）组织资格预审工作

　　会同招标代理机构，在项目采购评审前完成投标人的资格预审工作；评审人员由局采购办牵头组织。

　　（四）研究采购事项

　　召开采购办会议，研究确定一定金额以下采购项目的采购方式；对年度采购项目的采购方式提出意见，提交局长办公会议或党组会议研究。

　　（五）监督招标代理机构开展工作

　　对招标代理机构的代理过程进行监督；受理委托招标采购项目参标单位的投诉。

　　（六）监督采购工作

　　根据需要召开采购工作推进会，督促年度采购计划各个项目的落实；对采购项目实施情况进行监管并对实施效果进行评估；指定专人对采购项目招投标工作进行记录，建立档案。

　　（七）建立局评审委员会

　　成立本局评审委员会，根据不同采购需求和采购方式，抽取评审人员参与项目评审和竞争性谈判、竞争性磋商等；评审委员会成员名单应对外公布。

　　（八）内部监督

　　每年至少组织一次对下属单位政府采购活动的内部监督。

　　第三章  采购程序

　　第三条  采购金额在政府采购限额以上的按规定在网上系统（简称“线上”）公开招标采购。

　　第四条  采购金额在政府采购限额以下，并且在政府集中采购目录以外的项目，可以委托代理机构招标采购，也可以自行组织采购。

　　第五条  立项申请和审批

　　需求部门负责立项申请和报批工作。

　　（一）立项申请。需求部门按年度采购计划或根据工作需要提交单项采购项目立项请示，请示中应写明采购项目名称、采购依据或原因（年度预算或新增采购项目）、总体数量、经费预算、拟完成时限，并附采购项目申请表，表中应明确提出采购项目名称、数量、规格型号、技术参数等要素。

　　需求部门应加强采购项目的市场调查和价格测算。经市场调查和价格测算后，可以在预算内合理设定最高限价。可根据调查情况科学合理确定采购需求，包括提出采购项目的招标条件，规定投标单位的资质或等级，以及相关的品牌、规格型号、数量、技术参数等相关数据。

　　（二）立项审批。采购项目立项申请（附件1）应报送局办公室（计财处）初审、分管局领导和分管采购工作局领导审核。经立项审批，确定采购方式后，进入直接采购或招投标程序。其中，数额超过10万元（含10万元）以上，没有列入年度预算的新增项目，须报党组会议研究确定。

　　第六条  确定采购方式

　　1.采购金额在1万元以下的采购项目，立项审批通过后，由需求部门集体研究确定采购方式，报采购办备案后自行组织实施。

　　2.采购金额在1万元以上（含1万元）10万元以下（不含10万元）的采购项目，立项审批通过后，由需求部门提出采购方式意见，局采购办召开会议研究确定后组织实施。

　　3.采购金额在10万元以上（含10万元）50万元以下（不含50万元）的采购项目，立项审批通过后，由需求部门提出采购方式意见，局采购办召开会议研究，报党组会议研究通过后组织实施。

　　4.采购金额在50万元以上（含50万元）政府采购限额以下的采购项目，原则上采用委托代理机构采购，报党组会议研究通过后组织实施。

　　5.特殊采购项目，经党组会议研究确定采购方式后组织实施。

　　第七条  委托招标代理机构采购的，按照委托招标流程执行；自行采购方式包括竞争性谈判、竞争性磋商、询价（货比三家）、单一来源、邀请招标、续签协议等方式。部分采购方式及其操作流程如下：

　　（一）竞争性谈判方式采购

　　1.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，可采用委托代理机构或局采购办牵头组织竞争性谈判方式采购。采用委托代理机构招标所需时间不能满足紧急需要的，可由局采购办牵头组织竞争性谈判方式采购。

　　2.操作流程：采用自行组织竞争性谈判方式采购的，由局采购办牵头组成组建谈判小组。需求部门制定招标文件，包括谈判程序与内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定并邀请不少于三家的供应商进行谈判。谈判小组所有成员集中与每一个被邀请的供应商分别进行谈判。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

　　（二）竞争性磋商方式采

　　1.适用条件：技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，可委托代理机构或局采购办牵头组织采用竞争性磋商方式采购。采购服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的采用委托代理机构招标所需时间不能满足紧急需要的，可由局采购办组织竞争性磋商方式采购。

　　2.操作流程：采用自行组织竞争性磋商方式采购的，由局采购办牵头组成竞争性磋商小组，按照需求部门需求，与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商。

　　（三）询价（货比三家）方式采购

　　1.适用条件：采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的单项采购项目，金额在10万元（不含10万元）以下的，可采取询价方式采购。

　　2.操作流程：采取自行组织询价的，由局采购办牵头组成询价小组。询价小组根据采购需求，从符合资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商，发出询价通知书正式询价。询价通知书由需求部门制定。供应商报价后，询价小组进行评审，并出具评审报告确定供应商。

　　（四）单一来源方式采购

　　1.适用条件：经邀请2名以上专家论证后，只能从唯一供应商采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商添购，添购资金总额不超50万元（不含50万元）的，可采用单一来源方式采购。

　　2.操作流程：采取自行组织单一来源方式采购的，由局采购办牵头组成谈判小组，与供应商进行谈判。

　　（五）邀请招标方式采购

　　1.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的，或采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大，金额不超过30万元（不含30万元）的，可采用邀请招标方式采购。

　　2.操作流程：采取自行邀请招标的，由需求部门制定招标文件，局采购办或采购需求部门向3家以上供应商发出邀标。局采购办牵头组成评审小组进行评标，并编制评标报告确定供应商。

　　（六）需求部门直接采购

　　只能从唯一供应商采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商添购，在添购资金总额不超5万元（不含5万元）情况下，由需求部门直接采购。

　　（七）续签协议方式采购

　　根据《厦门市财政局关于进一步规范政府采购流程管理的通知》（厦财购[2017]16号）要求，采购需求具有相对固定性、延续性且价格变化幅度小的服务项目，包括车辆及设备租赁、会议展览、法律服务、会计审计服务、资产及其他评估、物业管理服务、保安服务、维修维护服务等项目，在预算资金有保障、服务价格不提高的前提下，可以签订最长三年的服务合同。以通过竞争性方式采购的上述服务项目到期的，在预算资金有保障、服务价格不变的前提下，可以签订补充协议一次，延续合同履行期，延期期限不超过三年。

　　第八条  需求部门可自行或委托招标代理机构编制招标文件。招标公告报分管局领导审签，由招标代理机构或局招标办根据规定发布。

　　第九条  招标代理机构组织召开招标评审会时，采购办指定1名人员负责监督评审过程，项目需求部门指定一名人员参加项目评审（综合性项目从局评审委员目录库随机抽取1至3名委员参与项目评审），监督评审人员现场确定中标单位。

　　第十条  中标公告期满后，需求部门根据招标文件设定的条件、服务内容等，会同招标代理机构与中标单位商定合同协议文书，报局法规部门审查，协商一致后提交局主要领导（局法人代表）或委托分管该项业务的局领导、需求部门领导签订合同（项目协议）。对中标结果、合同内容等重要事项，需求部门认为需要上会研究的，报分管业务局领导审核后，提交局长办公会或党组会议研究。

　　第十一条  项目合同一式四份，需求部门留存一份归入项目采购档案，合同签订后一周内送局采购办一份报备。

　　第十二条  采购项目需求部门应根据协议内容督促中标单位履行协议条款，并做好协议履行的相关登记、记录、保存相关的验收凭据等，发现中标单位未能按协议履行的，应及时报告分管局领导。局采购办对协议执行情况进行监督。

　　第十三条  项目验收

　　（一）“线上”招标采购项目可通过“线上”提出验收申请和上传相关验收材料，依次经需求部门领导、采购办、采购监督审核，经采购分管领导审核通过后，结束平台验收流程。

　　（二）“线下”采购项目由需求部门组织对完成情况进行验收，并出具验收意见书和项目绩效评估报告，局采购办对验收情况进行复核或抽查，验收符合合同规定后，需送财政审核的项目，由局采购办在中标单位送财政审核单上加盖局印章进行确认。

　　（三）信息化项目验收按照行业主管部门有要求组织专家验收。

　　第十四条  项目决算和报销

　　（一）财政审核所审核项目。中标的采购单位在履行完合同后，须经财政审核所审核的项目，凭财政审核单和合同、中标通知书、验收报告等，按程序办理报销手续。

　　（二）非财政审核所审核项目。中标的采购单位在履行完合同后，由该项目需求部门组织验收后，向局办公室（计财处）提出项目决算审核，经局指定的第三方审核通过，凭审核单和合同、中标通知书、验收报告等，按程序办理报销手续。

　　第十五条  项目档案管理

　　各需求部门应指定专人，对本部门采购项目建档立案，并于每年第一季度将上年度采购项目按“一项目一档”移交局采购办。档案应完整，包括年度采购计划、部门采购申请、局领导相关批示、评审会议记录、各类合同、采购完成后的验收意见等。

　　局采购办应指定专人负责采购项目档案管理（含合同管理），按照档案管理规定，定期接受需求部门的采购档案移交工作。

　　第十六条  资产管理

　　通过采购取得的无形资产（软件开发等）和固定资产，办公室（计财处）及使用部门应做好资产管理工作，包括资产的出入库管理、保管、使用、处置、清查盘点、统计报告等。

　　第四章 责任追究

　　第十七条  未按年度采购计划实施，延误采购工作进度，造成预算执行落后，影响单位绩效成绩的，由局效能办以效能问责的方式根据责任划分追究相关部门责任。

　　第十八条  在采购过程中，违反采购工作相关纪律、制度的，由组织人事部门和纪检监察部门视情给予党纪政纪处分，有违法行为的，移交相关部门追究法律责任。

　　第十九条  本办法自印发之日起施行。考评中心参照执行。

　　附件：1.项目采购申请表

　　2.招标文件签发单

　　3.政府采购项目申请与编制管理流程图

　　4.政府采购合同签订及执行流程图

　　5.政府采购验收与结算管理业务流程

　　6.政府采购业务主要风险和关键控制矩阵